ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียนในโปรแกรม Word

1. จัดพิมพ์รายชื่อลงให้ word 2010 ดังภาพข้างล่างนี้ครับ 

(ข้อความข้างล่างเป็นเพียงตัวอย่างเฉย ๆ นะครับ)

 

2. สร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้เชื่อมโยงกับ ซองจดหมายโดยใช้ Excel 2010

ดังตัวอย่างข้างล่างนี้ครับ แล้วทำการบันทึกเป็นชื่อ data หรืออย่างอื่นก็ได้

ให้บันทึกลงไว้ที่ My Documents > My Data Sources 

3. ไปที่งานพิมพ์ที่เราพิมพ์รายชื่อไว้แล้ว และทำให้รายชื่อเรียงเป็นแถวเดียวกัน 

ดังภาพข้างล่าง เพื่อที่เราจะนำไปใส่ในตารางฐานข้อมูล จากนั้นคลุมดำที่้ข้อ

ความรายชื่อทั้งหมดที่เราต้องการ และทำการคัดลอก

 

4. จากนั้นมาที่ไฟล์ data ฐานข้อมูล แล้วใช้เม้าส์คลิกที่ช่อง "เรียน (ชื่อ-นามกสกุล)"

ตามภาพในช่องที่ 1 แล้วคลิกขวา เลือกที่ "วาง" ข้อความรายชื่อดังกล่าว ก็จะวางเป็น

แถวยาวไปตลอดโดยที่เราไม่ต้องนับว่ามีกี่รายชื่อ ซึ่งเราจะทราบได้ว่ามีกี่รายชื่อใน

ลำดับที่ที่เราได้จัดทำไว้นั่นเองครับ แล้วทำการบันทึก

 

 

5. เมื่อได้ฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราก็มาสร้างซองจดหมายกันเลยครับ 

ไปที่ "การส่งจดหมาย" ต่อด้วย "เริ่มจดหมาย" ต่อด้วย "ซองจดหมาย"

คลิกเลยครับ เราก็จะได้ซองจดหมายเปล่า ๆ มา 1 ซองครับ

 

 

 

6. ทำการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลครับ โดยไปที่ "การส่งจดหมาย >เลือกผู้รับ > ใช้รายชื่อที่มีอยู่ คลิกตามเลย

นะครับ

 

7. จากนั้นมันจะขึ้นให้เลือกไฟล์ที่เราทำการเก็บฐานข้อมูลไว้ ชื่อไฟล์ data ที่จัดเก็บอยู่ที่ 

My Documents > My Data Sources ในตอนแรกที่เราทำการบันทึกไว้ครับ

8. แล้วมันจะขึ้นให้เลือก sheet ในที่นี้ฐานข้อมูลของเราอยู่ใน sheet1 ครับ คลิกเลือกเลยตามภาพข้างล่างครับ
 

ขั้นนี้ถือว่าเราติดต่อกับฐานข้อมูลเป็นที่เรียบร้อยแล้วนะครับ

 

9. จากนั้นนำฐานข้อมูลที่ได้ออกมาใช้งานกันเลย ในขั้นต้นก็พิมพ์ว่า เรียน หรือ

อย่างอื่น กรณีหนังสืือราชการ เป็นต้นครับ จากนั้น ไปที่ "การส่งจดหมาย > 

แทรกเขตข้อมูลผสาน > เรียน_ชื่อนามสกุล เราก็จะได้ฐานข้อมูลของเราขึ้นมา

และทำขั้นตอนนี้อีกครั้งเพื่อเพิ่ม "ตำแหน่ง"

 

10. เราก็จะได้จดหมายเวียน เป็นที่เรียบร้อยครับ แต่ยังใช้งานไม่ได้ 

 

11. จากนั้นทำการคลิกที่ "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์" แค่นี้เราก็จะได้จดหมายเวียนที่พร้อมใช้งาน ดังภาพข้างล่างครับ

 

 12. กรณีเราต้องการพิมพ์ซองที่มีรายชื่อทั้งหมด ก็สามารถทำได้โดย ไปที่ "เสร็จสิ้นและผสาน > 

"แก้ไขแต่ละเอกสาร" คลิกเลยครับ 

 14. มันจะได้หน้าต่างนี้ขึ้นมาครับ ให้เราใส่จำนวนตัวเลขของรายชื่อ

ที่เรามี และจะดูได้อย่างไรว่า มีรายชื่อทั้งหมดเท่าไหร่ เราก็เปิดไปดู

ที่ฐานข้อมูลของเรานั่นเองครับว่า รายชื่อที่เราใส่ลงไปมีจำนวนเท่าไหร่

เราก็ใส่ตามนั้นครับ  แล้วตอบตกลง

 

 16. จากนั้นเราก็จะได้ จดหมายเวียนที่มีจำนวนซองเยอะ ๆ ตามที่ต้อง

การ และทำการปริ้นออกมาแล้วได้แล้วนะครับ

 17. หลังจากทำงานเสร็จเป็นที่เรียบร้อยอยา่ลืมทำการบันทึกทั้งฐานข้อมูล

และซองไว้ด้วยนะครับ เมื่อเปิดใช้งานครั้งต่อไปฐานข้อมูลจะได้ไม่หายครับ

ซึ่งหลักการเปิดใช้งานในครั้งต่อไป ก็ให้เปิดฐานข้อมูล (Excel) ก่อนเป็นอัน

ดับแรกนะครับ จากนั้นค่อยเปิดซองขึ้นมา และมันก็จะถามว่า ตามภาพข้าง

่ล่างนี้ครับ ก็ให้เราตอบ "ใช่" แค่นี้จดหมายเวียนของเราก็ใช้งานได้แล้ว

แต่ถ้าหากฐานข้อมูลนั้นไม่ทำการเชื่อม เราก็เชื่อมใหม่ได้ โดยทำตาม

ขั้นตอนที่่ 6, 7, 8 นะครับ


วีดีโอแสดงขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน

 


แบบฝึกหัดก่อนเรียน : แบบทดสอบก่อนเรียน เรื่อง จดหมายเวียน
แบบฝึกหัดหลังเรียน : แบบทดสอบก่อนเรียน เรื่อง จดหมายเวียน